KI und Chatbots: Spart die Digitalisierung Personal im Regensburger Landratsamt ein?
Im Landratsamt zieht die Digitalisierung ein. Am Freitag stellten Landrätin Tanja Schweiger und ihre zuständigen Mitarbeiter durchaus beeindruckende Projekte vor. Doch ob die Künstliche Intelligenz die Menschen ersetzen kann in den Amtsstuben, blieb als Frage im Raum stehen. Ein Überblick über die wichtigsten Entwicklungen in der digitalen Verwaltung.
Der Druck ist groß. In einer Region mit zahlreichen Global Playern wie Krones, Infineon, BMW und Co. ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass der Bürger mit seinem Anliegen ein Mindestmaß an Digitalisierung voraussetzt. Am Freitag gab das Landratsamt beim zwischenzeitlich 20. Runden Tisch Digitalisierung Einblicke in die Zukunft des digitalen Amtes. Die dabei vorgestellten Projekte machten klar: Die Zukunft in den Amtsstuben ist digital. Unklar ist nur, ob das auch den Personalaufwand der Ämter reduziert.
Landrätin Tanja Schweiger sieht großes Potenzial in der Standardisierung von Verwaltungsprozessen – insbesondere dort, wo es um Massengeschäft geht. „Beim Wohngeldantrag, bei der Sozialhilfe oder bei anderen Leistungen, die beantragt werden: Da ist Standardisierung ein echter Hebel“, sagte sie auf Anfrage. Man könne heute schon seine Steuererklärung digital über Elster einreichen – da sei noch viel Luft nach oben, und zwar noch deutlich vor dem Einsatz künstlicher Intelligenz.
KI könne ein Werkzeug sein, räumt Schweiger ein. „Aber eine natürliche Intelligenz schadet auch nicht“, sagt sie mit einem Augenzwinkern. Denn nicht alles, was technisch möglich ist, sei automatisch hilfreich. „Das kann auch schiefgehen.“ Für die Landkreise wäre es deshalb einfacher, wenn digitale Werkzeuge auf Bundesebene entwickelt und bereitgestellt würden – anstatt dass jede Kommune ihr eigenes System aufbauen müsse.
Weniger Personal in Ämtern?
Zahlen gibt es unterschiedliche. Eine, die immer wieder kursiert lautet, dass laut einer McKinsey-Studie bis zu 165 000 Vollzeitstellen in Ämtern eingespart werden könnten. Schweiger sagte dazu: „Am Ende werden deutlich mehr Mitarbeitende auch bundesweit einzusparen sein.“ Doch gehe es für sie nicht ums Kürzen, sondern um kluge Prozessoptimierung, um Verschlankung und mehr Effizienz in der Verwaltung.
Es macht keinen Sinn, wenn wir unsere Vorgänge digitalisieren, aber der Prozess als Ganzes noch aus dem letzten Jahrhundert stammt.
Landrätin Tanja Schweiger
Könnten Ämter aber nicht mittels KI-Überarbeitung endlich Bescheide für Normalmenschen verständlich machen? , „Im Gesetz ist immer noch eine förmliche Zustellung vorgeschrieben“, sagt Schweiger. Dabei seien die Landratsämter bei Bescheiden meist nur ausführendes Organ. „Da gibt es einen Musterbescheid vom Ministerium. Und dann stehen wir davor und fragen uns: Was genau steht da jetzt eigentlich drin?“ Veränderungen müssten von den übergeordneten Behörden kommen. „Es macht keinen Sinn, wenn wir unsere Vorgänge digitalisieren, aber der Prozess als Ganzes noch aus dem letzten Jahrhundert stammt.“
Nicht aus dem letzten Jahrhundert stammt der bereits 2022 eingeführte ChatBot ReLaX auf der Internetseite des Landratsamtes. Ein VoiceBot ermöglicht nun zusätzlich Mitarbeitern, die nicht im Amt sind, umzuleiten und die Bürger KI-Stimme zu bedienen. 200 000 Fragen von 85 000 Bürgern hat der ChatBot bisher schon beantwortet.
„Waren es 2023 etwas mehr als 200 digitale Online-Dienste, die das Landratsamt für seine Bürgerinnen und Bürger vorhielt, so sind es inzwischen mehr als 300 Dienste die zur Verfügung stehen und somit den Gang zur Verwaltung oft überflüssig machen“, sagte Alexander Völkl, der für die Digitalisierung im Landratsamt verantwortlich zeichnet. Völkl scherzte: „Ich bin 52, sehe nicht so aus wie ein Digital Native, aber ich habe vor 41 Jahren meinen ersten Computer bekommen.“
Laut Hillebrand konnten durch die Digitalisierung von Prozessen bisher etwa 5900 Arbeitsstunden von Beamten und Angestellten eingespart werden, was etwa 325 000 Euro Steuergelder entspricht. „Digitalisierung ist auch Anstrengung“, sagte Hillebrand.
Maximilian Köckritz schilderte eines der Pilotprojekte des Landkreises. Wer Tourismus fördern will, der braucht viele Daten. Der Landkreis ist Modellregion für die Bayerncloud Tourismus. Dort sammelt der Freistaat Daten über Tourismus-Ziele, Betriebe, Einrichtungen und vieles mehr. Es geht um Open Data, also darum, dass sich jeder Bürger Daten seiner Kommunen besorgen kann – natürlich unter dem Vorbehalt des Datenschutzes. 1250 solcher Datensätze hat das Landratsamt bereits eingespeist – Tendenz steigend. Und Köckritz hatte seinen Vortrag übrigens mit der KI ChatGPT erstellt.
Bei einer Quote von 35 Prozent digitaler Bauanträge sei man laut Michael Trommer von der Bauabteilung des Landratsamtes. „Bauherren sparen sich dadurch ein bis zwei Monate Zeit“, sagte Trommer. Die Abstimmung zwischen Gemeinde und Landratsamt würde so beschleunigt. Das Projekt Monumenta stellte Landkreis-Kreisheimatpfleger Thomas Feuerer vor.
Monumente digitalisiert
Auf der Seite monumenta.de hat der Landkreis unter seiner Federführung Daten über 940 Baudenkmäler sowie 1790 Bodendenkmäler digitalisiert. Ein digitaler Service zwar für alle Interessierte, aber auch ein Weg für Bürger, Einblick zu nehmen in das, was ihnen gehört: Das Wissen des Landkreises als Behörde nämlich, das nämlich dem Bürger gehört – und sonst niemandem.