Ist die Burglengenfelder Kämmerei unterbesetzt? Prüfer bemängeln mangelhafte Funktionstrennung
Die Burglengenfelder Stadtverwaltung ist, so bestätigen auch Fachleute, zumindest für ihre Kernaufgaben nominell nicht besonders gut aufgestellt. Das führt, wie der Kommunale Prüfungsverband (BKPV) bei einer stichprobenartigen Untersuchung festgestellt hat, zu Problemen.
Zum Beispiel bei der gebotenen Trennung verschiedener Funktionen. Sie soll teils unzureichend sein, wie an einem Beispiel aus der Kämmerei aufgezeigt wird.
Im Bericht der Prüfer, der die Jahre 2018 bis 2021 umfasst und am 17. Januar 2024 im Stadtrat behandelt werden soll, wird ein konkreter Fall beschrieben: Eine Mitarbeiterin sei 2019 per Ratsbeschluss in eine bestimmte Position gehoben worden. Diese lasse sich jedoch mit ihren bisherigen Aufgaben, die sie weiter erfüllen sollte, schlecht vereinbaren. Die Verordnung über das Haushalts- und Rechnungswesen der Gemeinden sehe für bestimmte Tätigkeiten nun einmal eine klare Abgrenzung vor; es seien also jeweils andere Verantwortliche zu benennen.
„Gegen eine unzureichende Funktionstrennung bestehen aus Gründen der Kassensicherheit erhebliche Bedenken“, bringen es die Prüfer auf den Punkt. Aus den Stellungnahmen der Kämmerei sowie des Haupt- und Personalamts geht deutlich hervor, dass die Verantwortlichen um die Problematik wussten. Aber: Man habe sich schlicht nicht mehr anders zu helfen gewusst, heißt es sinngemäß.
„Die aktuelle personelle Ausstattung (...) lässt eine andere Lösung derzeit nicht zu“, ließ die Kämmerei wissen. Um eine absolute Funktionstrennung etwa auch im Vertretungsfall gewährleisten zu können, wäre die Einstellung einer zusätzlichen Kraft erforderlich. Derzeit werde gleichwohl die Vorgabe „temporär“ erfüllt, sofern es sich irgendwie einrichten ließe.
Personalamt fordert Gutachten, um Notwendigkeit der personellen Verstärkung zu zeigen
Etwas üppiger fiel der Kommentar des Personalamts aus. Dieses fordert angesichts der verzwickten Situation ein Organisationsgutachten. Gegenstand der Untersuchung sollten eine „sinnvolle Aufteilung der Aufgaben“ sowie eine Stellenbewertung sein. So könne es gelingen, den Nachweis für die Notwendigkeit personeller Verstärkung zu erbringen – und diese durchzusetzen. Derzeit werde für so eine Untersuchung bereits ein Angebot eingeholt. Im Haushalt des kommenden Jahres sollten die Mittel dafür bereitgestellt werden.
Um die Verbesserung der Kassensicherheit geht es auch in einem weiteren Kapitel. Die Prüfer monierten, zu viele Benutzerkonten seien mit administrativen Berechtigungen ausgestattet gewesen. Die angetroffene Rechtekonfiguration und Aufgabenwahrnehmung habe gegen den Grundsatz der Funktionstrennung verstoßen.
Zugriffsrechte sollten grundsätzlich von den Aufgaben abhängig gemacht werden, mahnten die Sachverständigen. Und es sollten immer nur so viele Rechte vergeben werden, wie für die Wahrnehmung der Aufgaben und Abwicklung der Geschäftsvorfälle nötig. Die Berechtigungen seien also „differenzierter und restriktiver“ zuzuteilen.
Die Verwaltung hat darauf reagiert. Nach Abstimmung mit der Kämmerei und der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung sei die Forderung erfüllt worden, heißt es im Vorlagebericht für die Sitzung am 17.Januar.