Regensburger schreiben Meeting-Ratgeber: „Meetings sind großartig – wenn sie gut sind“
Die beiden Regensburger Sebastian Wittmann und Bastian Weickert veröffentlichen ein neues Buch über Meetingkultur. Im MZ-Gespräch geben sie Tipps für bessere Meetings.
Auch ein Interview ist eine Art Meeting. Wie können wir die Angelegenheit hier möglichst effizient gestalten?
Sebastian Wittmann: Eigentlich hätten wir einen Check-in machen müssen, um zu sehen, wo wir stehen.
Bastian Weickert: Das hilft, um gedanklich im Meeting anzukommen. Mir hätte geholfen, wenn ich gewusst hätte, dass es ein Wortlautinterview wird.
Dann hätten wir schon was gelernt.
Wittmann: Was auch für Effizienz sorgt: Wenn vorher alle wissen, warum wir uns treffen.
Wir sitzen hier, weil ihr ein Buch zu neuer Meetingkultur veröffentlicht habt. Darin 31 „Hæcks“ für bessere Meetings – euer Lieblingstipp?
Wittmann: Mein Lieblingshæck ist, dass jeder für sich allein denkt und danach erst tauscht man sich aus. Das demokratisiert Meetings.
Inwiefern demokratisieren?
Wittmann: Normalerweise setzt sich der Lauteste oder der mit den höchsten Schulterklappen durch. Wenn jeder – egal ob Praktikant oder Chef – seine Ideen auf einen Klebezettel schreibt und aufhängt, wird alles sichtbar. Bei dir, Bastian?
Weickert: Tatsächlich zum einen der Check-in. Zum anderen aber auch eine kurze Zusammenfassung am Ende eines Meetings. Oft verpuffen Ideen, weil nicht klar ist, wer sich um was kümmert. Im gleichen Atemzug kann man Feedback einholen und aufgrund dessen vielleicht wieder an Stellschrauben drehen.
Wie viele Menschen sollten teilnehmen?
Wittmann: Bei Amazon gilt angeblich das Motto, dass alle Teilnehmer von zwei Pizzen satt werden sollten. Das geht in unseren Breitengraden schlechter, weil die Pizzen kleiner sind. Es sollten sieben Teilnehmer sein, eher weniger. Wenn jemand keinen Beitrag leisten kann, hat er in einem Meeting auch nichts verloren.
Weickert: Wir sehen oft, dass Menschen Angst haben, etwas zu verpassen. Sie haben FOMO (Fear Of Missing Out, d. Red.). Eigentlich muss man das umdrehen. Wer nicht dabei ist, hat Luft, Dinge umzusetzen und an etwas zu arbeiten.
Euer schlechtestes Meeting aller Zeiten?
Weickert: Ich habe lange als Projektmanager in der Autobranche gearbeitet. Dabei habe ich einen Projektsteuerkreis geleitet. Die Meetings haben teilweise einen halben Tag gedauert. Dadurch stauen sich Aufgaben. Der Kalender war voll und trotzdem hast du wenig Zeit, deine eigentliche Arbeit zu erledigen.
Geht man dann freitags aus der Arbeit und will am liebsten gar nicht mehr wiederkommen?
Weickert: Das Schlimmste ist eher der Sonntag. Man hat keine Lust auf Montag und freut sich auf Freitag. Das ist eigentlich traurig.
Ich glaube, das geht vielen Menschen so.
Wittmann: 67 Prozent der Arbeitnehmer verspüren Burn-Out-Symptome, weil die Meeting-Flut zu hoch ist.
Weickert: Man muss sich die Meeting-to-work-Ratio anschauen. Wie viel Zeit verbringe ich in Meetings, wie viel Zeit verbringe ich damit, das Besprochene umzusetzen. Das Ziel muss eine gesunde Balance sein. Wir hören oft das Argument, dass Meetings ja auch Arbeit sind. Aber was, wenn man sich nur im Kreis dreht? Das bringt nichts.
Es gibt einen Unterschied zwischen Arbeitszeit und Arbeit.
Wittmann: Wir wollen nicht alle Meetings abschaffen. In Meetings findet ja echte Zusammenarbeit statt. Wir sind Fans von Meetings, wenn sie gut gemacht sind.
Weickert: Aber es braucht jemand, der sich im Vorhinein Gedanken macht und in einem Meeting zum Ergebnis führt.
Euer Buch hätte schon während Corona entstehen sollen. Hat sich die Meetingkultur durch die Pandemie verändert?
Weickert: Es hat das Thema Online-Meetings beschleunigt. Das war hilfreich. Gerade bei großen Unternehmen ist man früher über die halbe Welt geflogen, wenn man ein Meeting hatte. Das ist heute nicht mehr so. Die Zahl der Meetings ist auch gestiegen, weil man sich durch Homeoffice weniger oft zufällig über den Weg läuft.
Ist ein Meeting Ausdruck der Unternehmenskultur?
Wittmann: Wenn du eine Kultur der Angst hast, zeigt sich diese auch in Meetings. Wenn du flache Hierarchien hast, wird mehr diskutiert. Eine Meetingkultur ist Teil der Unternehmenskultur. Allerdings gibt es auch innerhalb eines Unternehmens mehrere Meetingkulturen. Eure Anzeigenabteilung wird anders meeten als eure Lokalredaktion. Wenn man die Meetingkultur in einem Team umstellt, überträgt sich das auf die Nachbarabteilungen. Viele wissen nicht, was sie gegen schlechte Meetings machen sollen und trauen sich nicht, etwas dagegen zu machen.
War das euer Anstoß, das Buch zu schreiben?
Wittmann: Wir haben gemerkt, dass Meetings für viele ein Schmerzpunkt sind. Das Projekt war vor Corona schon sehr weit. Eine Probeleserin meinte allerdings, dass es nicht die geilste Idee ist, ein Buch über Präsenzmeetings während einer Pandemie zu veröffentlichen.
Weickert: Wir sind froh, dass es doch so lange gedauert hat. Die komplette Idee hat sich verändert. Ursprünglich wollten wir ein Coffee Table Book veröffentlichen. Jetzt ist es ein Fachbuch, mit konkreten Ratschlägen. Es gibt Formate, die man Eins-zu-eins anwenden kann.
Wittmann: Es ist aber kein klassisches Sachbuch, keine Bleiwüste. Wir haben eine eigene Designerin engagiert. Es soll wirklich schön aussehen, man soll Lust haben, reinzulesen. Es fängt an mit einfachen Sachen, die jeder umsetzen kann, und endet bei komplexeren Anleitungen.
Es gibt genug Menschen, die sinnlose Meetings super finden. Es gibt Kaffee und Plätzchen.
Weickert: Ja, es gibt Unternehmen, in denen Zeit in Meetings abgesessen wird – ohne echte Ergebnisse. Diese Strukturen, die über Jahre gewachsen sind, änderst du nicht von jetzt auf gleich. Man darf den menschlichen Faktor nicht vernachlässigen. Veränderung ist ein Marathon – kein Sprint. Wichtig ist, Dinge zu reflektieren und sich bewusst zu werden, wie viel Zeit in unnötigen Meetings draufgeht.
Wittmann: Man sollte gar nicht von Veränderung sprechen. Es geht um kleine, stetige Schritte. Man kann niemandem Regeln überstülpen.
An wen richtet sich das Buch? Start-up-Gründer, Mitarbeiter – an meinen Chef?
Wittmann: Auf jeden Fall, der kann es gleich vorbestellen. Es richtet sich in erster Linie an Führungskräfte. Aber auch an Mitarbeiter, die etwas verändern wollen.
Hat sich unser Meeting gelohnt?
Wittmann und Weickert: Definitiv.
Wittmann: Das musst aber eigentlich du sagen.
Ich bin froh, dass dieses Meeting keine Mail war.
Das Gespräch führte Philip Hell
Das Buch erscheint am Mittwoch
• Titel: Das Buch „Raus aus der Meet Life Crisis – weniger und bessere Meetings“ erscheint am Mittwoch im Campus-Verlag. Es hat 208 Seiten und kostet 29 Euro. Bestellbar ist es unter anderem auf https://neuemeetingkultur.myshopify.com/
• Vorstellung: Am Donnerstagabend findet im Café „What the Popup?“ (Pfarrergasse 2) eine Buch-Release-Party statt. Das Werk soll dabei allerdings nicht nur vorgelesen werden. Beginn ist um 19 Uhr. Die Plätze sind allerdings begrenzt.
• Autoren: Bastian Weickert war jahrelang in der Autobranche. Nach vielen sinnlosen Treffen will er nun die Meetingwelt auf den Kopf stellen. Sebastian Wittmann war Lehrer und ist seit zehn Jahren selbstständiger Berater. Er will die Arbeitswelt ein Stückchen verbessern.